Inkoopvoorwaarden opstellen

---

---

---

---

Onze stappen naar optimaal maatwerk

1. Na opdrachtverstrekking zijn we ongeveer één uur bezig om op basis van uw eerste informatie en informatie op uw eventuele website een grondige eerste analyse van uw bedrijfsvoering en situatie te maken.
2. Vervolgens kiest u voor een telefonische intake, Google Meet of een intake per e-mail. In geval van een intake per e-mail ontvangt u de resultaten van ons vooronderzoek (vorige stap) binnen een werkdag in de vorm van een klantspecifieke vragenlijst met goed doordachte vragen. In geval van een telefonische intake of Google Meet biedt het verrichte vooronderzoek van de vorige stap ons de aanknopingspunten voor het gesprek. Ook een combinatie van beantwoorden van de vragenlijst per e-mail en een telefonische intake/Google Meet is mogelijk. U kunt de vragenlijst eerst (zoveel mogelijk) beantwoorden, waarna we het gesprek plannen om e.e.a. door te nemen of te nuanceren.
3. Uw inkoopvoorwaarden worden volledig op maat geschreven.
4. Ontvang uw inkoopvoorwaarden in 4 bestanden, ook op A4-formaat (2x Word & 2x PDF).
5. Vragen of gewenste aanpassingen? Allemaal bij de prijs inbegrepen, onbeperkt!

Zowel in geval van een telefonische intake, Google Meet als een intake per e-mail, bedraagt uw totale tijdsbesteding vaak niet meer dan 20 tot 30 minuten.

Starterspakket? Bel ons voor een eerlijk advies over welke documenten u werkelijk nodig hebt

---

Waarom inkoopvoorwaarden opstellen?

Inkoopvoorwaarden opstellen is van belang om uw onderneming te beschermen tegen aansprakelijkheid. Bovendien zijn inkoopvoorwaarden handig omdat u dan niet steeds met iedere individuele leverancier of opdrachtnemer hoeft te onderhandelen over de afspraken bij een overeenkomst. Inkoopvoorwaarden maken contracteren efficiënter en veiliger.

Wat zijn inkoopvoorwaarden?

Veel ondernemers laten inkoopvoorwaarden opstellen. Inkoopvoorwaarden zijn contractuele bepalingen bij de overeenkomsten die een onderneming sluit met haar leveranciers of opdrachtnemer. Volgens de wet zijn inkoopvoorwaarden bedingen bij een overeenkomst, anders dan die de kern van de prestatie aangeven. Bedingen die de kern van de prestatie aangeven (kernbedingen), zijn in geval van een koopovereenkomst bijvoorbeeld de prijs en de te leveren hoeveelheid. Een kernbeding is een beding dat van zo wezenlijke betekenis is dat de overeenkomst zonder dit beding niet tot stand zou zijn gekomen of zonder dit beding niet van wilsovereenstemming omtrent het wezen van de overeenkomst sprake zou zijn. Een kernbeding moet expliciet worden overeengekomen (terwijl inkoopvoorwaarden impliciet worden overeengekomen en niet gelezen hoeven te worden om van toepassing te zijn), want kernbedingen in inkoopvoorwaarden zijn ongeldig.

Wat staat er in inkoopvoorwaarden?

Afhankelijk van het type bedrijfsvoering, zijn relevante onderwerpen voor in inkoopvoorwaarden onder meer:

• de aansprakelijkheid van de leverancier of opdrachtnemer;
• de (vrijwaring)verplichtingen van leveranciers of opdrachtnemers;
• de uitvoerings- en leveringsvoorwaarden;
• de betrokkenheid van derden en de gevolgen voor de aansprakelijkheid;
• de prijs- en betalingsvoorwaarden;
• regels bij overmacht;
• annulering van overeenkomsten;
• garantie en verval daarvan;
• klacht- en vervaltermijnen;
• opschorting en ontbinding van overeenkomsten;
• bescherming van intellectuele eigendom;
• toepasselijk recht en geschilbeslechting.

Is inkoopvoorwaarden opstellen verplicht?

Inkoopvoorwaarden opstellen is niet verplicht, echter is het wel verstandig deze te hanteren om uw onderneming te beschermen tegen aansprakelijkheid. Bovendien kan uw aansprakelijkheidsverzekeraar van u verlangen dat u inkoopvoorwaarden hanteert wanneer u een verzekering afsluit (tegen een voordeligere premie).

Kan ik zelf inkoopvoorwaarden opstellen?

Zonder juridische kennis is het lastig om zelf inkoopvoorwaarden op te stellen. Bij inkoopvoorwaarden opstellen is het ten eerste belangrijk te kijken naar of u overeenkomsten sluit met bedrijven/organisaties en/of particulieren/consumenten. Door consumentenwetgeving van zogenoemd dwingend recht, mogen uw inkoopvoorwaarden ten aanzien van consumenten niet van deze wetgeving afwijken. Als u ook met bedrijven/organisaties contracteert, is het gebruikelijk voor hen afwijkende bepalingen in uw inkoopvoorwaarden op te nemen. Zo biedt u hen niet onnodig  ook consumentenbescherming.

Ten tweede is het bij zelf inkoopvoorwaarden opstellen nodig om te beoordelen of de overeenkomsten die u sluit, onder een zogenoemde bijzondere overeenkomst vallen in de zin van de wet. De wet kent tal van door de wetgever geregelde bijzondere overeenkomsten, zoals de consumentenkoop, overeenkomst van opdracht, reisovereenkomst, aanneming van werk etc. Ook internationale verdragen en verordeningen kunnen van toepassing zijn op een bepaald type overeenkomst. Indien de overeenkomsten die u sluit onder een of meer door de wet, internationale verdragen of verordeningen geregelde typen overeenkomsten vallen, is het bij inkoopvoorwaarden opstellen van belang om te beoordelen in hoeverre van de  betreffende bepalingen in de betreffende wet, het verdrag of de verordening, mag worden afgeweken in inkoopvoorwaarden.

Voor het overige dienen bepalingen in inkoopvoorwaarden redelijk en billijk te zijn en duidelijk te zijn geformuleerd. Bepalingen in strijd met de redelijkheid en billijkheid zijn zogenoemd vernietigbaar en in geval van onduidelijke bepalingen geldt de voor de wederpartij meest gunstige uitleg. Gespecialiseerde juristen hebben de kennis en vaardigheid te bepalen wat redelijk en billijk is en zijn doorgaans taalkundig goed onderlegd, waardoor zij duidelijke bepalingen kunnen schrijven, zonder interpretatieruimte.

Tot slot: Inkoopvoorwaarden die onrechtmatig afwijken van wet- en regelgeving, wordt onder omstandigheden gesanctioneerd door de Autoriteit Consument en Markt. U riskeert daarmee boetes. Daarom is het verstandig niet zelf aan de slag te gaan met inkoopvoorwaarden opstellen als u niet of onvoldoende relevante juridische kennis hebt. In dat geval is het beter het opstellen van inkoopvoorwaarden over te laten aan daarin gespecialiseerde juristen.

Kan ik een voorbeeld van inkoopvoorwaarden gebruiken?

U kunt een voorbeeld van inkoopvoorwaarden gebruiken, maar wanneer u dit doet is het belangrijk op een aantal zaken te letten, want het gebruik van voorbeeld inkoopvoorwaarden brengt risico’s met zich mee. U kunt voorbeelden van inkoopvoorwaarden vinden bij brancheorganisaties, beroepsverenigingen en andere aanbieders van voorbeeld inkoopvoorwaarden. Zaken waarop u moet letten bij gebruik van voorbeeld inkoopvoorwaarden:

• Is het voorbeeld wel voldoende relevant voor uw specifieke bedrijfsvoering?
• Mag u het voorbeeld wel gebruiken? Op teksten en dus ook inkoopvoorwaarden rust auteursrecht van de auteur. Alleen de auteur heeft het recht om te bepalen wat er met zijn teksten gebeurt. Het overnemen van teksten zonder toestemming van de auteur, is een inbreuk op het auteursrecht van de auteur, ook wel plagiaat genoemd. Meer informatie over auteursrechten leest u hier.
• Is het voorbeeld wel deskundig opgesteld? Voor niet deskundig opgestelde voorbeeld inkoopvoorwaarden geldt hetzelfde als vermeld onder het kopje hierboven “Kan ik zelf inkoopvoorwaarden opstellen?;
• Zijn de bepalingen wel redelijk? Onredelijke bepalingen in inkoopvoorwaarden zijn óf nietig, of vernietigbaar. Als u overeenkomsten met consumenten sluit, geeft de wet een opsomming van bepalingen in inkoopvoorwaarden die onredelijk zijn (zwarte lijst) of vermoed worden onredelijk te zijn (grijze lijst).

Echter raden wij altijd aan om inkoopvoorwaarden te laten opstellen door een professional. Zo vermijd u problemen en weet u zeker dat u uw onderneming heeft beschermd tegen aansprakelijkheid. 

Zit er verschil in inkoopvoorwaarden voor bedrijven en inkoopvoorwaarden voor particulieren (consumenten)?

Er zit een groot verschil tussen inkoopvoorwaarden voor bedrijven en inkoopvoorwaarden voor particulieren (consumenten). Dat komt omdat de wetgever veronderstelt dat consumenten een zwakkere positie hebben ten opzichte van de onderneming die de inkoopvoorwaarden hanteert. Bedrijven die producten of diensten afnemen van een andere onderneming, worden geacht over een zekere professionaliteit en kennis te beschikken om de inhoud van inkoopvoorwaarden te overzien en de risico’s daarvan te aanvaarden. Zoals met betrekking tot veel wetgeving geldt, wordt de consument door de wetgever vergaand beschermd, ook wat betreft de inhoud van inkoopvoorwaarden. De hierboven genoemde (zwarte lijst) en (grijze lijst) hebben expliciet betrekking op de wettelijke bescherming van consumenten. Bij het opstellen van inkoopvoorwaarden voor consumenten, dient dan ook veel meer rekening te worden gehouden met de belangen van consumenten. Ook bij business to business (B2B) geldt dat bepalingen in inkoopvoorwaarden niet onredelijk mogen zijn, maar de redelijkheidsgrens bij business to consumer (B2C) ligt veel lager. Zo kan op basis van de (zwarte lijst) en (grijze lijst) impliciet worden geconcludeerd dat bedingen die daarin zijn vermeld, voor B2B in beginsel wél toegelaten zijn. Immers, als deze bedingen ook voor B2B onredelijk bezwarend zouden zijn, had de wetgever deze bedingen niet in de lijsten opgenomen.

Wat is reflexwerking van de grijze en zwarte lijst?

Wij zeggen altijd dat het recht niet zo statisch is als de wetgever in de wetboeken heeft opgeschreven. Het recht zit vol ‘mitsen’ en ‘maaren’. Zo geldt dat niet alleen consumenten, maar in sommige gevallen ook kleine ondernemers, zoals ZZP’ers, onder omstandigheden een beroep kunnen doen op de bepalingen uit de (zwarte lijst) en (grijze lijst). Gedachte daarachter is dat een kleine onderneming soms, net zo min als een consument, geacht kan worden over de professionaliteit en kennis te beschikken die nodig zijn om de gevolgen van bedingen in inkoopvoorwaarden te overzien. Een succesvol beroep door een kleine onderneming op de grijze of zwarte lijst, wordt reflexwerking genoemd.

In hoeverre kan aansprakelijkheid worden beperkt bij inkoopvoorwaarden opstellen?

Ondernemers beschouwen het beperken van hun aansprakelijkheid vaak als dé reden om inkoopvoorwaarden op te laten stellen. Hoewel dit slechts een van de belangen van inkoopvoorwaarden is, is de beperking van de aansprakelijkheid inderdaad een belangrijk onderdeel van inkoopvoorwaarden.

Lees meer over aansprakelijkheid

Hoe moet ik inkoopvoorwaarden gebruiken?

De hoofdregel is dat de inkoopvoorwaarden vóór of bij het tot stand komen van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand dienen te worden gesteld. Aan te bevelen is om in uw inkooporder te verwijzen naar de toepasselijkheid van de inkoopvoorwaarden en de inkoopvoorwaarden met de inkooporder mee te leveren. Indien u een inkooporder per e-mail uitbrengt, kunt u de inkoopvoorwaarden in een bijlage toevoegen, terwijl u in de inkooporder naar de toepasselijkheid van de voorwaarden verwijst. Indien u een overeenkomst of formulier laat ondertekenen, is het aan te bevelen (ook) op de overeenkomst/het formulier naar de toepasselijkheid van de voorwaarden te verwijzen en, indien u de inkoopvoorwaarden niet reeds met de inkooporder hebt meegestuurd, de inkoopvoorwaarden met de overeenkomst/het formulier mee te leveren.

Moet ik mijn inkoopvoorwaarden deponeren?

Het deponeren van inkoopvoorwaarden is niet verplicht en vaak ook niet nodig. Het deponeren van inkoopvoorwaarden is voornamelijk bedoeld voor bedrijven die geen redelijke mogelijkheid hebben om hun inkoopvoorwaarden bij het sluiten van een overeenkomst ter hand te stellen.

Het deponeren van inkoopvoorwaarden kan bij de rechtbank en Kamer van Koophandel.

Handige links met betrekking tot inkoopvoorwaarden opstellen

Regels algemene voorwaarden