Algemene voorwaarden opstellen

Juridisch starterspakket?

Bent u starter en vraag u zich af of u naast algemene voorwaarden nog meer documenten moet laten opstellen? Neem dan vrijblijvend contact op voor meer informatie. Wij bieden geen standaardpakketten met bijvoorbeeld algemene voorwaarden + opdrachtovereenkomst + verwerkersovereenkomst + cookieverklaring + privacy policy + disclaimer. De meeste ondernemingen hebben niet al deze documenten nodig. Voorkom onnodige kosten en informeer bij Maatwerk Jurist voor een eerlijk advies.

Waarom algemene voorwaarden opstellen?

Algemene voorwaarden opstellen is van belang om uw onderneming te beschermen tegen aansprakelijkheid. Bovendien zijn algemene voorwaarden handig omdat u dan niet steeds met iedere individuele klant, opdrachtgever of leverancier hoeft te onderhandelen over de afspraken bij een overeenkomst. Algemene voorwaarden maken contracteren efficiënter en veiliger.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Veel ondernemers laten algemene voorwaarden opstellen. Algemene voorwaarden zijn contractuele bepalingen bij de overeenkomsten die een onderneming sluit met haar klanten, opdrachtgevers of leveranciers. Volgens de wet zijn algemene voorwaarden bedingen bij een overeenkomst, anders dan die de kern van de prestatie aangeven. Bedingen die de kern van de prestatie aangeven (kernbedingen), zijn in geval van een koopovereenkomst bijvoorbeeld de prijs en de te leveren hoeveelheid. Een kernbeding is een beding dat van zo wezenlijke betekenis is dat de overeenkomst zonder dit beding niet tot stand zou zijn gekomen of zonder dit beding niet van wilsovereenstemming omtrent het wezen van de overeenkomst sprake zou zijn. Een kernbeding moet expliciet worden overeengekomen (terwijl algemene voorwaarden impliciet worden overeengekomen en niet gelezen hoeven te worden om van toepassing te zijn), want kernbedingen in algemene voorwaarden zijn ongeldig.

Wat staat er in algemene voorwaarden?

Afhankelijk van het type bedrijfsvoering, zijn relevante onderwerpen voor in algemene voorwaarden onder meer:

• de beperking en uitsluiting van aansprakelijkheid;
• de (vrijwaring)verplichtingen van klanten, opdrachtgevers of leveranciers;
• de uitvoerings- en (op)leveringsvoorwaarden;
• de betrokkenheid van derden en de gevolgen voor de aansprakelijkheid;
• de prijs- en betalingsvoorwaarden;
• regels bij overmacht;
• annulering van overeenkomsten;
• garantie en verval daarvan;
• klacht- en vervaltermijnen;
• opschorting en ontbinding van overeenkomsten;
• eigendomsvoorbehoud;
• bescherming van intellectuele eigendom;
• toepasselijk recht en geschilbeslechting.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, echter is het wel verstandig deze te hanteren om uw onderneming te beschermen tegen aansprakelijkheid. Bovendien kan uw aansprakelijkheidsverzekeraar van u verlangen dat u algemene voorwaarden hanteert wanneer u een verzekering afsluit (tegen een voordeligere premie).

Kan ik zelf algemene voorwaarden opstellen?

Zonder juridische kennis is het lastig om zelf algemene voorwaarden op te stellen. Bij algemene voorwaarden opstellen is het ten eerste belangrijk te kijken naar of u overeenkomsten sluit met bedrijven/organisaties en/of particulieren/consumenten. Door consumentenwetgeving van zogenoemd dwingend recht, mogen uw algemene voorwaarden ten aanzien van consumenten niet van deze wetgeving afwijken. Als u ook met bedrijven/organisaties contracteert, is het gebruikelijk voor hen afwijkende bepalingen in uw algemene voorwaarden op te nemen. Zo biedt u hen niet onnodig  ook consumentenbescherming.

Ten tweede is het bij zelf algemene voorwaarden opstellen nodig om te beoordelen of de overeenkomsten die u sluit, onder een zogenoemde bijzondere overeenkomst vallen in de zin van de wet. De wet kent tal van door de wetgever geregelde bijzondere overeenkomsten, zoals de consumentenkoop, overeenkomst van opdracht, reisovereenkomst, aanneming van werk etc. Ook internationale verdragen en verordeningen kunnen van toepassing zijn op een bepaald type overeenkomst. Indien de overeenkomsten die u sluit onder een of meer door de wet, internationale verdragen of verordeningen geregelde typen overeenkomsten vallen, is het bij algemene voorwaarden opstellen van belang om te beoordelen in hoeverre van de  betreffende bepalingen in de betreffende wet, het verdrag of de verordening, mag worden afgeweken in algemene voorwaarden.

Voor het overige dienen bepalingen in algemene voorwaarden redelijk en billijk te zijn en duidelijk te zijn geformuleerd. Bepalingen in strijd met de redelijkheid en billijkheid zijn zogenoemd vernietigbaar en in geval van onduidelijke bepalingen geldt de voor de wederpartij meest gunstige uitleg. Gespecialiseerde juristen hebben de kennis en vaardigheid te bepalen wat redelijk en billijk is en zijn doorgaans taalkundig goed onderlegd, waardoor zij duidelijke bepalingen kunnen schrijven, zonder interpretatieruimte.

Tot slot: Algemene voorwaarden die onrechtmatig afwijken van wet- en regelgeving, wordt onder omstandigheden gesanctioneerd door de Autoriteit Consument en Markt. U riskeert daarmee boetes. Daarom is het verstandig niet zelf aan de slag te gaan met algemene voorwaarden opstellen als u niet of onvoldoende relevante juridische kennis hebt. In dat geval is het beter het opstellen van algemene voorwaarden over te laten aan daarin gespecialiseerde juristen.

Kan ik een voorbeeld van algemene voorwaarden gebruiken?

U kunt een voorbeeld van algemene voorwaarden gebruiken, maar wanneer u dit doet is het belangrijk op een aantal zaken te letten, want het gebruik van voorbeeld algemene voorwaarden brengt risico’s met zich mee. U kunt voorbeelden van algemene voorwaarden vinden bij brancheorganisaties, beroepsverenigingen en andere aanbieders van voorbeeld algemene voorwaarden. Zaken waarop u moet letten bij gebruik van voorbeeld algemene voorwaarden:

Zit er verschil in algemene voorwaarden voor bedrijven en algemene voorwaarden voor particulieren (consumenten)?

Er zit een groot verschil tussen algemene voorwaarden voor bedrijven en algemene voorwaarden voor particulieren (consumenten). Dat komt omdat de wetgever veronderstelt dat consumenten een zwakkere positie hebben ten opzichte van de onderneming die de algemene voorwaarden hanteert. Bedrijven die producten of diensten afnemen van een andere onderneming, worden geacht over een zekere professionaliteit en kennis te beschikken om de inhoud van algemene voorwaarden te overzien en de risico’s daarvan te aanvaarden. Zoals met betrekking tot veel wetgeving geldt, wordt de consument door de wetgever vergaand beschermd, ook wat betreft de inhoud van algemene voorwaarden. De hierboven genoemde (zwarte lijst) en (grijze lijst) hebben expliciet betrekking op de wettelijke bescherming van consumenten. Bij het opstellen van algemene voorwaarden voor consumenten, dient dan ook veel meer rekening te worden gehouden met de belangen van consumenten. Ook bij business to business (B2B) geldt dat bepalingen in algemene voorwaarden niet onredelijk mogen zijn, maar de redelijkheidsgrens bij business to consumer (B2C) ligt veel lager. Zo kan op basis van de (zwarte lijst) en (grijze lijst) impliciet worden geconcludeerd dat bedingen die daarin zijn vermeld, voor B2B in beginsel wél toegelaten zijn. Immers, als deze bedingen ook voor B2B onredelijk bezwarend zouden zijn, had de wetgever deze bedingen niet in de lijsten opgenomen.

In welke taal moeten algemene voorwaarden worden opgesteld?

In Nederland is er geen specifieke taalvereiste voor algemene voorwaarden. Het belangrijkste is dat de wederpartij de voorwaarden begrijpt. Het heeft dus geen zin om algemene voorwaarden in het Japans op te stellen als uw onderneming op de Nederlandse markt overeenkomsten sluit. Als uw onderneming echter actief is op een specifieke andere markt, is het raadzaam om uw algemene voorwaarden ook in de taal van die markt op te stellen. Bij internationaal contracteren is het evenwel meestal voldoende om algemene voorwaarden in het Engels te gebruiken.

Wat is reflexwerking van de grijze en zwarte lijst?

Wij zeggen altijd dat het recht niet zo statisch is als de wetgever in de wetboeken heeft opgeschreven. Het recht zit vol ‘mitsen’ en ‘maaren’. Zo geldt dat niet alleen consumenten, maar in sommige gevallen ook kleine ondernemers, zoals ZZP’ers, onder omstandigheden een beroep kunnen doen op de bepalingen uit de (zwarte lijst) en (grijze lijst). Gedachte daarachter is dat een kleine onderneming soms, net zo min als een consument, geacht kan worden over de professionaliteit en kennis te beschikken die nodig zijn om de gevolgen van bedingen in algemene voorwaarden te overzien. Een succesvol beroep door een kleine onderneming op de grijze of zwarte lijst, wordt reflexwerking genoemd.

In hoeverre kan aansprakelijkheid worden beperkt in algemene voorwaarden?

Ondernemers beschouwen het beperken van hun aansprakelijkheid vaak als dé reden om algemene voorwaarden op te laten stellen. Hoewel dit slechts een van de belangen van algemene voorwaarden is, is de beperking van de aansprakelijkheid inderdaad een belangrijk onderdeel van algemene voorwaarden.

Hoe moet ik algemene voorwaarden gebruiken?

De hoofdregel is dat de algemene voorwaarden vóór of bij het tot stand komen van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand dienen te worden gesteld. Aan te bevelen is om in uw aanbod, zoals een offerte, te verwijzen naar de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden en de algemene voorwaarden met het aanbod mee te leveren. Indien u een aanbod per e-mail uitbrengt, kunt u de algemene voorwaarden in een bijlage toevoegen, terwijl u in het aanbod naar de toepasselijkheid van de voorwaarden verwijst. Indien u een overeenkomst of formulier laat ondertekenen, is het aan te bevelen (ook) op de overeenkomst/het formulier naar de toepasselijkheid van de voorwaarden te verwijzen en, indien u de algemene voorwaarden niet reeds met het aanbod hebt meegestuurd, de algemene voorwaarden met de overeenkomst/het formulier mee te leveren.

Bij overeenkomsten die in een webwinkel worden gesloten, is het aan te bevelen om bij de bestelling een hokje te laten aanvinken, waarmee de wederpartij de algemene voorwaarden aanvaardt. Het is daarbij van belang dat de algemene voorwaarden onder een link inzichtelijk zijn en het document eenvoudig op het apparaat van de wederpartij kan worden opgeslagen.

Kan ik mijn algemene voorwaarden wijzigen?

Het is mogelijk om op elk moment de algemene voorwaarden te wijzigen voor nieuwe klanten. Wanneer u deze nieuwe klanten de bijgewerkte algemene voorwaarden verstrekt bij het aangaan van de overeenkomst, zijn zij hieraan gebonden. Voor wijzigingen in de algemene voorwaarden van een doorlopende overeenkomst gelden andere regels voor consumenten dan voor zakelijke klanten. Het is van belang dat de algemene voorwaarden een duidelijke wijzigingsclausule bevatten. Deze clausule geeft u als ondernemer het recht om de algemene voorwaarden eenzijdig aan te passen. Als er geen wijzigingsclausule aanwezig is, mag u de algemene voorwaarden alleen wijzigen met toestemming van de wederpartij. Als er wel een wijzigingsclausule is opgenomen, kunt u de algemene voorwaarden voor zakelijke klanten wijzigen na het doorgeven van de wijziging. Voor consumenten geldt een extra voorwaarde: als u de wijzigingsclausule gebruikt, moeten zij ook het recht hebben om de overeenkomst vanaf dat moment te beëindigen.

Wat als algemene voorwaarden onduidelijk zijn?

In de wet geniet de consument doorgaans meer bescherming dan de ondernemer. Dit komt doordat de wetgever de consument als de zwakkere partij beschouwt. Daarom geldt dat als een bepaling in de algemene voorwaarden dubbelzinnig kan worden geïnterpreteerd, de interpretatie die het meest gunstig is voor de consument wordt toegepast. Het is daarom van groot belang dat de algemene voorwaarden helder geformuleerd zijn.

Moet ik mijn algemene voorwaarden deponeren?

Het deponeren van algemene voorwaarden is niet verplicht en vaak ook niet nodig. Het deponeren van algemene voorwaarden is voornamelijk bedoeld voor bedrijven die geen redelijke mogelijkheid hebben om hun algemene voorwaarden bij het sluiten van een overeenkomst ter hand te stellen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde voor supermarkten en warenhuizen; van hen kan immers niet worden verlangd om steeds bij de kassa een set algemene voorwaarden aan de klant mee te geven. Voor die gevallen is het deponeren van algemene voorwaarden nuttig.

Het deponeren van algemene voorwaarden kan bij de rechtbank en Kamer van Koophandel.

Algemene voorwaarden voor een webshop

Algemene voorwaarden laten opstellen voor uw webshop is geen slecht idee. Voor webshops gelden namelijk bijzondere wettelijke regels. Als uw klanten consumenten zijn, zijn deze wettelijke regels van dwingend recht. Dat wil zeggen dat van die wettelijke regels contractueel (in algemene voorwaarden) niet mag worden afgeweken. Zo geldt voor consumenten die een webshopbestelling plaatsen, dat zij een wettelijke bedenktijd van 14 dagen hebben. Op deze hoofdregel bestaan wel een aantal uitzonderingen.

Meer informatie over de wettelijke bedenktijd

Algemene voorwaarden opstellen voor een webshop

Handige links met betrekking tot algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden opvragen bij KVK

Regels algemene voorwaarden