Extra documenten nodig?
Wat wij dagelijks tegenkomen bij zelfgemaakte en AI-voorwaarden
Wij krijgen regelmatig leveringsvoorwaarden ter controle aangeleverd die ondernemers zelf hebben opgesteld, vaak met behulp van AI of bestaande voorbeeldteksten. Hoewel deze documenten op het eerste gezicht professioneel en volledig kunnen lijken, blijken bij onze juridische beoordeling vrijwel altijd belangrijke verbeteringen nodig.
Een veelvoorkomend probleem is dat bepalingen te algemeen of juridisch onjuist zijn geformuleerd. Zo komen wij regelmatig formuleringen tegen als ‘voor zover de wet dat toelaat’ en ‘indien niet in strijd met de wet’. Dergelijke voorbehouden kunnen nuttig zijn, maar vervangen geen zorgvuldig uitgewerkte afspraken over concrete rechten, verplichtingen en risico’s. Ook gaat het regelmatig mis met dwingend consumentenrecht. Bepalingen over bijvoorbeeld aansprakelijkheid, annulering of wettelijke consumentenrechten zijn dan niet rechtsgeldig of onvoldoende zorgvuldig uitgewerkt.
Bij ondernemingen met verschillende producten, diensten of manieren waarop overeenkomsten tot stand komen, zien wij bovendien vaak dat de voorwaarden een onsamenhangend geheel vormen. Bepalingen overlappen, spreken elkaar tegen of houden onvoldoende rekening met de verschillende situaties binnen de onderneming.
Zelf opstellen en daarna laten controleren is dan ook niet vanzelfsprekend goedkoper. Een jurist moet het bestaande document eerst volledig analyseren, juridisch beoordelen en waar nodig herstructureren. Vaak is alsnog een intake nodig om de bedrijfsvoering, werkwijze en risico’s goed te begrijpen. Wat als een eenvoudige controle met enkele aanpassingen wordt gezien, kan daardoor uitgroeien tot een vrijwel volledige herziening.
Daarom is het doorgaans verstandiger om leveringsvoorwaarden direct zorgvuldig op maat te laten opstellen. Zo ontstaat vanaf het begin een samenhangend document, afgestemd op de daadwerkelijke bedrijfsvoering en de toepasselijke wetgeving.
Waarom leveringsvoorwaarden laten opstellen?
Leveringsvoorwaarden opstellen is van belang om uw onderneming te beschermen tegen aansprakelijkheidskwesties. Daarnaast zijn leveringsvoorwaarden handig, omdat u dan niet steeds met iedere individuele klant, opdrachtgever of leverancier hoeft te onderhandelen over de afspraken bij een overeenkomst. Leveringsvoorwaarden maken contracteren efficiënter en veiliger.
Wat zijn leveringsvoorwaarden?
Veel ondernemers laten leveringsvoorwaarden opstellen. Leveringsvoorwaarden zijn contractuele bepalingen bij de overeenkomsten die een onderneming sluit met haar klanten, opdrachtgevers of leveranciers. Volgens de wet zijn leveringsvoorwaarden bedingen bij een overeenkomst, anders dan die de kern van de prestatie aangeven. Bedingen die de kern van de prestatie aangeven (kernbedingen), zijn in geval van een koopovereenkomst bijvoorbeeld de prijs en de te leveren hoeveelheid. Een kernbeding is een beding dat van zo wezenlijke betekenis is dat de overeenkomst zonder dit beding niet tot stand zou zijn gekomen of zonder dit beding niet van wilsovereenstemming omtrent het wezen van de overeenkomst sprake zou zijn. Een kernbeding moet expliciet worden overeengekomen (terwijl leveringsvoorwaarden impliciet worden overeengekomen en niet gelezen hoeven te worden om van toepassing te zijn), want kernbedingen in leveringsvoorwaarden zijn ongeldig.
Wat staat er in leveringsvoorwaarden?
Afhankelijk van het type bedrijfsvoering, zijn relevante onderwerpen voor in leveringsvoorwaarden onder meer:
- de beperking en uitsluiting van aansprakelijkheid;
- de (vrijwaring)verplichtingen van klanten, opdrachtgevers of leveranciers;
- de uitvoerings- en (op)leveringsvoorwaarden;
- de betrokkenheid van derden en de gevolgen voor de aansprakelijkheid;
- de prijs- en betalingsvoorwaarden;
- regels bij overmacht;
- annulering van overeenkomsten;
- garantie en verval daarvan;
- klacht- en vervaltermijnen;
- opschorting en ontbinding van overeenkomsten;
- eigendomsvoorbehoud;
- bescherming van intellectuele eigendom;
- toepasselijk recht en geschilbeslechting.
Zijn leveringsvoorwaarden verplicht?
Leveringsvoorwaarden opstellen is niet verplicht, echter is het wel verstandig deze te hanteren om uw onderneming te beschermen tegen aansprakelijkheid. Bovendien kan uw aansprakelijkheidsverzekeraar van u verlangen dat u leveringsvoorwaarden hanteert wanneer u een verzekering afsluit (tegen een voordeligere premie).
Kan ik zelf leveringsvoorwaarden opstellen?
Dit is mogelijk, maar zonder juridische kennis wordt het lastig om zelf leveringsvoorwaarden op te stellen. Bij leveringsvoorwaarden opstellen is het ten eerste belangrijk te kijken of u overeenkomsten sluit met bedrijven/organisaties en/of particulieren/consumenten. Door consumentenwetgeving van zogenoemd dwingend recht, mogen uw leveringsvoorwaarden ten aanzien van consumenten niet van deze wetgeving afwijken. Als u ook met bedrijven/organisaties contracteert, is het gebruikelijk voor hen afwijkende bepalingen in uw leveringsvoorwaarden op te nemen. Zo biedt u hen niet onnodig ook consumentenbescherming.
Ten tweede is het bij zelf leveringsvoorwaarden opstellen nodig om te beoordelen of de overeenkomsten die u sluit, onder een zogenoemde bijzondere overeenkomst vallen in de zin van de wet. De wet kent tal van door de wetgever geregelde bijzondere overeenkomsten, zoals de consumentenkoop, overeenkomst van opdracht, reisovereenkomst, aanneming van werk etc. Ook internationale verdragen en verordeningen kunnen van toepassing zijn op een bepaald type overeenkomst. Indien de overeenkomsten die u sluit onder een of meer door de wet, internationale verdragen of verordeningen geregelde typen overeenkomsten vallen, is het bij leveringsvoorwaarden opstellen van belang om te beoordelen in hoeverre van de betreffende bepalingen in de betreffende wet, het verdrag of de verordening, mag worden afgeweken in leveringsvoorwaarden.
Voor het overige dienen bepalingen in leveringsvoorwaarden redelijk en billijk te zijn en duidelijk te zijn geformuleerd. Bepalingen in strijd met de redelijkheid en billijkheid zijn zogenoemd vernietigbaar en in geval van onduidelijke bepalingen geldt de voor de wederpartij meest gunstige uitleg. Gespecialiseerde juristen hebben de kennis en vaardigheid te bepalen wat redelijk en billijk is en zijn doorgaans taalkundig goed onderlegd, waardoor zij duidelijke bepalingen kunnen schrijven, zonder interpretatieruimte.
Tot slot: Leveringsvoorwaarden die onrechtmatig afwijken van wet- en regelgeving, wordt onder omstandigheden gesanctioneerd door de Autoriteit Consument en Markt. U riskeert daarmee boetes. Daarom is het niet aan te raden zelf aan de slag te gaan met leveringsvoorwaarden opstellen als u niet of onvoldoende relevante juridische kennis hebt. In dat geval is het beter het opstellen van leveringsvoorwaarden over te laten aan een gespecialiseerde jurist.
Kan ik een voorbeeld van leveringsvoorwaarden gebruiken?
U kunt een voorbeeld van leveringsvoorwaarden gebruiken, maar wanneer u dit doet is het belangrijk op een aantal zaken te letten, want het gebruik van voorbeeld leveringsvoorwaarden brengt risico’s met zich mee. U kunt voorbeelden van leveringsvoorwaarden vinden bij brancheorganisaties, beroepsverenigingen en andere aanbieders van voorbeeld leveringsvoorwaarden. Zaken waarop u moet letten bij gebruik van voorbeeld leveringsvoorwaarden:
- Is het voorbeeld wel voldoende relevant voor uw specifieke bedrijfsvoering?
- Mag u het voorbeeld wel gebruiken? Op teksten en dus ook leveringsvoorwaarden rust auteursrecht van de auteur. Alleen de auteur heeft het recht om te bepalen wat er met zijn teksten gebeurt. Het overnemen van teksten zonder toestemming van de auteur, is een inbreuk op het auteursrecht van de auteur, ook wel plagiaat genoemd. Meer informatie over auteursrechten leest u hier.
- Is het voorbeeld wel deskundig opgesteld? Voor niet deskundig opgestelde voorbeeld leveringsvoorwaarden geldt hetzelfde als vermeld onder het kopje hierboven “Kan ik zelf leveringsvoorwaarden opstellen?;
- Zijn de bepalingen wel redelijk? Onredelijke bepalingen in leveringsvoorwaarden zijn of nietig, of vernietigbaar. Als u overeenkomsten met consumenten sluit, geeft de wet een opsomming van bepalingen in leveringsvoorwaarden die onredelijk zijn (zwarte lijst) of vermoed worden onredelijk te zijn (grijze lijst).
Echter raden wij altijd aan om leveringsvoorwaarden te laten opstellen door een professional. Zo vermijd u problemen en weet u zeker dat u uw onderneming heeft beschermd tegen aansprakelijkheid.
Zit er verschil in leveringsvoorwaarden voor bedrijven en leveringsvoorwaarden voor particulieren (consumenten)?
Er zit een groot verschil tussen leveringsvoorwaarden voor bedrijven en leveringsvoorwaarden voor particulieren (consumenten). Dat komt omdat de wetgever veronderstelt dat consumenten een zwakkere positie hebben ten opzichte van de onderneming die de leveringsvoorwaarden hanteert. Bedrijven die producten of diensten afnemen van een andere onderneming, worden geacht over een zekere professionaliteit en kennis te beschikken om de inhoud van leveringsvoorwaarden te overzien en de risico’s daarvan te aanvaarden. Zoals met betrekking tot veel wetgeving geldt, wordt de consument door de wetgever vergaand beschermd, ook wat betreft de inhoud van leveringsvoorwaarden. De hierboven genoemde (zwarte lijst) en (grijze lijst) hebben expliciet betrekking op de wettelijke bescherming van consumenten. Bij het opstellen van leveringsvoorwaarden voor consumenten, dient dan ook veel meer rekening te worden gehouden met de belangen van consumenten. Ook bij business to business (B2B) geldt dat bepalingen in leveringsvoorwaarden niet onredelijk mogen zijn, maar de redelijkheidsgrens bij business to consumer (B2C) ligt veel lager. Zo kan op basis van de (zwarte lijst) en (grijze lijst) impliciet worden geconcludeerd dat bedingen die daarin zijn vermeld, voor B2B in beginsel wél toegelaten zijn. Immers, als deze bedingen ook voor B2B onredelijk bezwarend zouden zijn, had de wetgever deze bedingen niet in de lijsten opgenomen.
In welke taal moeten leveringsvoorwaarden worden opgesteld?
In Nederland is er geen specifieke taalvereiste voor leveringsvoorwaarden. Het belangrijkste is dat de wederpartij de voorwaarden begrijpt. Het heeft dus geen zin om leveringsvoorwaarden in het Japans op te stellen als uw onderneming op de Nederlandse markt overeenkomsten sluit. Als uw onderneming echter actief is op een specifieke andere markt, is het raadzaam om uw leveringsvoorwaarden ook in de taal van die markt op te stellen. Bij internationaal contracteren is het evenwel meestal voldoende om leveringsvoorwaarden in het Engels te gebruiken.
Wat is reflexwerking van de grijze en zwarte lijst?
Wij zeggen altijd dat het recht niet zo statisch is als de wetgever in de wetboeken heeft opgeschreven. Het recht zit vol ‘mitsen’ en ‘maaren’. Zo geldt dat niet alleen consumenten, maar in sommige gevallen ook kleine ondernemers, zoals ZZP’ers, onder omstandigheden een beroep kunnen doen op de bepalingen uit de (zwarte lijst) en (grijze lijst). Gedachte daarachter is dat een kleine onderneming soms, net zo min als een consument, geacht kan worden over de professionaliteit en kennis te beschikken die nodig zijn om de gevolgen van bedingen in leveringsvoorwaarden te overzien. Een succesvol beroep door een kleine onderneming op de grijze of zwarte lijst, wordt reflexwerking genoemd.
In hoeverre kan aansprakelijkheid worden beperkt in leveringsvoorwaarden?
Ondernemers beschouwen het beperken van hun aansprakelijkheid vaak als dé reden om leveringsvoorwaarden op te laten stellen. Hoewel dit slechts een van de belangen van leveringsvoorwaarden is, is de beperking van de aansprakelijkheid inderdaad een belangrijk onderdeel van leveringsvoorwaarden.
Hoe moet ik leveringsvoorwaarden gebruiken?
De hoofdregel is dat de leveringsvoorwaarden vóór of bij het tot stand komen van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand dienen te worden gesteld. Aan te bevelen is om in uw aanbod, zoals een offerte, te verwijzen naar de toepasselijkheid van de leveringsvoorwaarden en de leveringsvoorwaarden met het aanbod mee te leveren. Indien u een aanbod per e-mail uitbrengt, kunt u de leveringsvoorwaarden in een bijlage toevoegen, terwijl u in het aanbod naar de toepasselijkheid van de voorwaarden verwijst. Indien u een overeenkomst of formulier laat ondertekenen, is het aan te bevelen (ook) op de overeenkomst/het formulier naar de toepasselijkheid van de voorwaarden te verwijzen en, indien u de leveringsvoorwaarden niet reeds met het aanbod hebt meegestuurd, de leveringsvoorwaarden met de overeenkomst/het formulier mee te leveren.
Bij overeenkomsten die in een webwinkel worden gesloten, is het aan te bevelen om bij de bestelling een hokje te laten aanvinken, waarmee de wederpartij de leveringsvoorwaarden aanvaardt. Het is daarbij van belang dat de leveringsvoorwaarden onder een link inzichtelijk zijn en het document eenvoudig op het apparaat van de wederpartij kan worden opgeslagen.
Kan ik mijn leveringsvoorwaarden wijzigen?
Het is mogelijk om op elk moment de leveringsvoorwaarden te wijzigen voor nieuwe klanten. Wanneer u deze nieuwe klanten de bijgewerkte leveringsvoorwaarden verstrekt bij het aangaan van de overeenkomst, zijn zij hieraan gebonden. Voor wijzigingen in de leveringsvoorwaarden van een doorlopende overeenkomst gelden andere regels voor consumenten dan voor zakelijke klanten. Het is van belang dat de leveringsvoorwaarden een duidelijke wijzigingsclausule bevatten. Deze clausule geeft u als ondernemer het recht om de leveringsvoorwaarden eenzijdig aan te passen. Als er geen wijzigingsclausule aanwezig is, mag u de leveringsvoorwaarden alleen wijzigen met toestemming van de wederpartij. Als er wel een wijzigingsclausule is opgenomen, kunt u de leveringsvoorwaarden voor zakelijke klanten wijzigen na het doorgeven van de wijziging. Voor consumenten geldt een extra voorwaarde: als u de wijzigingsclausule gebruikt, moeten zij ook het recht hebben om de overeenkomst vanaf dat moment te beëindigen.
Wat als leveringsvoorwaarden onduidelijk zijn?
In de wet geniet de consument doorgaans meer bescherming dan de ondernemer. Dit komt doordat de wetgever de consument als de zwakkere partij beschouwt. Daarom geldt dat als een bepaling in de leveringsvoorwaarden dubbelzinnig kan worden geïnterpreteerd, de interpretatie die het meest gunstig is voor de consument wordt toegepast. Het is daarom van groot belang dat de leveringsvoorwaarden helder geformuleerd zijn.
Moet ik mijn leveringsvoorwaarden deponeren?
Het deponeren van leveringsvoorwaarden is niet verplicht en vaak ook niet nodig. Het deponeren van leveringsvoorwaarden is voornamelijk bedoeld voor bedrijven die geen redelijke mogelijkheid hebben om hun leveringsvoorwaarden bij het sluiten van een overeenkomst ter hand te stellen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde voor supermarkten en warenhuizen; van hen kan immers niet worden verlangd om steeds bij de kassa een set leveringsvoorwaarden aan de klant mee te geven. Voor die gevallen is het deponeren van leveringsvoorwaarden nuttig.
Het deponeren van leveringsvoorwaarden kan bij de Kamer van Koophandel.
Leveringsvoorwaarden voor een webshop
Leveringsvoorwaarden laten opstellen voor uw webshop is geen slecht idee. Voor webshops gelden namelijk bijzondere wettelijke regels. Als uw klanten consumenten zijn, zijn deze wettelijke regels van dwingend recht. Dat wil zeggen dat van die wettelijke regels contractueel (in leveringsvoorwaarden) niet mag worden afgeweken. Zo geldt voor consumenten die een webshopbestelling plaatsen, dat zij een wettelijke bedenktijd van 14 dagen hebben. Op deze hoofdregel bestaan wel een aantal uitzonderingen.
Meer informatie over de wettelijke bedenktijd
Leveringsvoorwaarden opstellen voor een webshop